Workspaces - Segen oder Fluch?

16 Jul, 2025

Jeder, der im Büro arbeitet, kennt sie: Workspaces. Doch sind sie wirklich hilfreich – oder richten sie mehr Chaos an?

Wer kennt es nicht? Termine, Dateien, Fristen, Ablage, Tabellen... In den letzten Jahrzehnten wurde all dies per Email unter den Mitarbeitern verschickt und es hat funktioniert. Es entstand ein Dschungel aus Dateien und ohne passende Ordner und Unterordner war Zusammenarbeit kaum möglich. Wie ist es heute?

Heute werden sogenannte Workspaces benutzt. Eine virtuelle Form von Kanban-Boards, Dateisystemen und vielen weiteren Funktionen, die man zeitgleich mit anderen Mitarbeitern nutzen kann. Das sogenannte Kollaborieren, ist eine schon seit Jahren bevorzugte Arbeitsweise, die auch viele Arbeitsschritte erleichtert. Doch, wie sieht es aus, wenn jeder Betrieb eine eigene Workspace benutzt? Ja, ganz richtig: Man muss sich in diese einarbeiten und gewöhnen.

Unsere Workspace ist besser!

Jeder Anbieter verspricht, dass gerade seine Lösung moderner ist und die besten Funktionen bietet. Man soll sich dadurch noch viel besser auf die Arbeit konzentrieren können, als um die Unordnung drumherum, weil es durch Workspaces ja keine Unordnung geben darf! Hinzu kommen noch unzählige Addons, die noch zusätzliche Funktionen bieten können und man dann eine maßgeschneiderte, persönliche Workspace hat. Klingt doch alles vielversprechend!

Wie sieht die Realität aus?

Nach der Einarbeitung von einigen Tools dieser Art, ist mein Fazit, dass man sich das Leben oft schwerer machen kann als es ist. Insofern man zeitgleich mit einem anderen Mitarbeiter nicht kollaborieren muss, braucht man auch keine Workspace. Jedes Mitglied des Teams muss sich vor allem auch darauf verlassen können, dass alle anderen auch wissen wie man mit dem jeweiligen Werkzeug umgeht.

So kann schnell eine simple PDF als Anhang, im Irrgarten einer Workspace verschwinden, obwohl es wesentlich einfacher und schneller wäre, diese per Email zu versenden. Manchmal ist ein klassischer Kalender, ein Notizblock oder Stift deutlich produktiver als eine digitale Version dessen, die vor allem bei einem Stromausfall auch mal ganz schnell verschwindet und man sich fragt, ob die ganze Arbeit nicht doch umsonst war.

💡 Nicht jedes Tool ist für jeden sinnvoll, aber wenn es dir hilft, ist es das richtige!